Productief thuiswerken in quarantaine

Alle kantoren zijn dicht en de meeste kantoortijgers zijn thuis aan het werk. Ondertussen heeft de overheid ook alle kinderopvang en scholen 'voor het normale volk' laten sluiten. Heeft u ook een kantoorbaan? Zijn uw kinderen ook thuis terwijl u werkt en probeert productief te zijn? Is uw thuiswerkplek verre van ideaal? Thuiswerken is toch anders als u geen keuze heeft. Daarnaast helpt het niet mee dat de sociale interactie komende weken alleen online zal zijn. In het volgende blog delen wij 5 tips om het thuiswerken voor u net wat makkelijker te maken. 

1. Maak een schema / stem af met uw partner
Maak samen met uw partner (en eventueel uw kinderen als die wat ouder zijn) een schema voor die dag. Maak duidelijke afspraken wanneer wie wat doet, wanneer de pauzes zijn en wanneer het lunchtijd is. Zo weten alle gezinsleden hoe de dag er uit gaat zien en zullen uw kinderen ook wat bezigheidstherapie hebben. Dit zal ervoor zorgen dat ze punten hebben om naar uit te kijken en u en uw partner minder lastig gaan vallen met het feit dat ze zich vervelen. Bepaal per dag ook wie het aanspreekpunt is voor de kinderen, zodat de ander ongestoord wat productieve uurtjes kan draaien. Zelfs met baby's is het maken van een schema ideaal: bespreek wie het flesje geeft en de luiers verschoont, zo zijn jullie beide beter voorbereid op de dag. Hang het schema ergens waar iedereen het kan zien en doe er alles aan om deze dan ook met elkaar te volgen.

2. Communiceer beter
Door het thuiswerken valt één van de belangrijkste aspecten van communicatie weg, namelijk de non-verbale communicatie. Collega’s kunnen niet goed zien dat u het ergens niet mee eens bent, of dat u te veel hooi op uw vork hebt genomen. Gebruik voor uw calls bij voorkeur uw webcam, zo creëert u meer het gevoel als team bezig te zijn (want uit het oog, uit het hart, en de 'situatie' kan nog wel even duren...). Het is daarnaast extra belangrijk om wat meer met elkaar te delen en hierover goed te communiceren. U zou de vergadering kunnen beginnen met een check-in, door bijvoorbeeld te delen of er iets is wat u belemmert om volledig mee te kunnen doen aan deze vergadering. Bent u het ergens niet mee eens, zeg dit dan. Is er iets anders wat u dwars zit, bel dan een collega of een leidinggevende en deel het met hem of haar. In deze tijd met online werken moeten we extra ons best doen om meer met elkaar te communiceren en daar ook de tijd voor te nemen. 

3. Neem regelmatig pauzes
Thuiswerken kan ervoor zorgen dat u veel minder beweegt dan wanneer u naar kantoor gaat, u loopt mogelijk van uw slaapkamer naar uw werkplek. Het is daarom erg belangrijk om pauzes te nemen, goed te hydrateren, voldoende te bewegen en af en toe afstand te nemen van uw laptop. Al lijkt het efficient om de hele tijd door te gaan met werken, op de langere termijn kan dit schadelijk zijn voor uw lichaam en gezondheid. Begin de werkdag bijv. met een korte wandeling of zet uw pauzes in uw agenda. Download de vergaderapp op uw telefoon, zo kunt u vergaderen en rondjes lopen tegelijker tijd. Probeer een paar energizers te doen na iedere 2 uur schermtijd. En u hoeft dit niet alleen te doen, betrek uw collega's ook hierin. 

4. Goede internetverbinding
Niks is vervelender dan die ene collega die altijd slecht te verstaan is en wegvalt tijdens videocalls. Een slechte of trage internetverbinding in deze tijden waarin we alles online met elkaar delen is uit den boze, want bijna alle meetings zijn nu digitaal. Als uw internetverbinding traag is en u online meetings haperen te veel dan zou u uw thuiswerkplek kunnen verhuizen naar een plekje dicht bij de router. Of natuurlijk kunnen investeren in een goed wifi-systeem, zoals een zogenaamde Mesh. Dit zorgt ervoor dat u het maximale uit uw internetverbinding haalt. Mocht de verbinding nog steeds traag zijn, zet dan bijvoorbeeld uw camera uit en vraag de kinderen om even te stoppen met Netflixen 😉. 

5. Werk veilig, vooral online
Hackers en andere criminelen weten dat iedereen masaal thuiswerkt en dat dit een mooie kans is om op uw computer mee te kijken. Zeker als u ineens met uw privé-apparaat aan het werk gaat; zorg ervoor dat u al uw wachtwoorden goed hebt beveiligd en gebruik nooit hetzelfde wachtwoord voor al uw accounts. Wees u bewust van phisingmails, waarin uw bank of een andere belangrijke instantie om uw gegevens vraagt. Wees ook bewust van waar u uw bestanden opslaat en hoe u ze deelt, met name als u zakelijke bestanden naar uw privé-computer haalt. Stuur nooit bestanden met persoonsgegevens via e-mail of via bijv WeTransfer maar gebruik daar beveiligde systemen voor zoals SecuDoc. Heeft u een VPN-verbinding? Maak hier dan gebruik van, zodat u geen bestanden over een weer hoeft te sturen maar het gewoon is alsof uw achter uw computer op de zaak zit. 

Heeft u feedback voor ons? Of heeft u onderwerpen waar u meer over wilt weten? Mail dit dan naar ons op info@secudoc.nl. Wie weet kiezen we uw onderwerp om onze volgende blog over te schrijven.