Is e-mail nog van deze tijd?

We kunnen ons het tijdperk voor (zakelijke) e-mail niet eens meer voorstellen. Al meer dan 20 jaar gebruiken we e-mail om met elkaar te communiceren. In een grote organisatie versturen en ontvangen we gemiddeld 123 e-mailtjes per dag en zijn we hier ongeveer 6 uur per dag aan kwijt. Onze mailboxen nemen we door voordat de werkdag begint en houden we ook in de weekenden en vakanties in de gaten. Met generatie Z op de loer is het de vraag of we e-mail in de toekomst zo intensief blijven gebruiken. Generatie Z heeft namelijk een duidelijk voorkeur voor social media en gebruikt dit regelmatig (81%), en slechts 6% hiervan gebruikt e-mail. Hoe moet dat straks: zijn er zakelijke alternatieven voor e-mail?

Whatsapp

WhatsApp - in Europa de grote vervanger van SMS. Is het u opgevallen dat u in WhatsApp naast in privégroepen waarschijnlijk ook in veel groepen zit met collega's? Zo zit u vast in een groepsapp voor het team waar u deel van uitmaakt, maar ook in de groepsapp voor dat ene project waar u bij betrokken bent. Ohja, en ook nog een groep voor het afscheidsfeest van Pietje. En nog een groep voor alle managers... Het lijstje gaat bij u misschien nog even door. Het positieve aan WhatsApp is dat de berichten redelijk kort zijn, in de regel geen aanhef of begroeting nodig is, en het alle belangrijkste: Dat u niet deel uitmaakt van die kettingmails en die toch wat onduidelijke CC-cultuur. Gemiddeld checken we 23 keer per dag onze berichten, dus een belangrijk berichten missen gebeurt niet snel. De vraag is natuurlijk wel of u alle zaken betreffende uw bedrijf, klanten en collega's bij Mark Zuckerberg op de server wilt laten rondhangen.

Wanneer gebruiken: informele berichten, korte communicatie.

Slack

Misschien gebruikt u het al, en misschien zegt het u helemaal niets. Steeds meer professionals gebruiken Slack, hét zakelijke alternatief voor WhatsApp. Eenvoudig te gebruiken, werkt op desktop, laptop en telefoon, ziet er ziet er goed uit en is helemaal hip. U kunt makkelijk met een collega praten in een privéchat, maar u kunt ook groepen maken per onderwerp (dat noemt met dan een kanaal, bijv. #projecten. Slack is laagdrempelig en draait op de achtergrond van uw computer waarbij u zelf uw 'bereikbaarheid' kan aangeen. Naast berichten kunt u met Slack snel en makkelijk foto's, screenshots, URL's, stukken (programeer)code en katten-GIF'jes delen met uw contacten. Misschien wel het grootste voordeel: Alles wat ooit getypt is, is makkelijk terug te vinden met de krachtige zoekfunctie. Het zal u dan ook niet verbazen dat Slack vooral door veel IT'ers wordt gebruikt. Ook is Slack dankzij een groot aantal plug-ins goed te koppelen aan een diversiteit van platforms zoals Salesforce.

Wanneer gebruiken: inhoudelijke project-praat, zakelijk alternatief van WhatsApp.

Skype

Skype heeft misschien een wat stoffiger imago als Microsoft-product, maar bijna iedereen kent het. Skype wordt tegenwoordig zowel zakelijk als privé gebruikt. Ook met Skype is het makkelijk om met elkaar te chatten en groepen aan te maken. Ook kunnen bestanden en afbeeldingen verstuurd worden. De grootste kracht (en oorsprong) van Skype ligt echter in het (video)bellen. Bedrijven die meerdere locaties hebben in zowel Nederland als daarbuiten gebruiken Skype om met elkaar te communiceren. De kwaliteit van het videobellen (webcams, internetverbindingen) is de laatste tijd ook sterk verbeterd waardoor u nu ook een gezicht hebt bij collega's die u normaal niet (vaak) ziet.

Wanneer gebruiken: Zakelijk alternatief van WhatsApp, video-conferencing.

Directe communicatie (u weet wel: praten)

In een wereld van digitaliseren vergeten we weleens dat we ook collega's kunnen bellen of face-to-face acties/vragen/afspraken kunnen bespreken. In plaats van 6 uur per dag achter uw bureau te zitten kunt ook bedenken welke e-mails face-to-face opgelost kunnen worden. Als u minder mailtjes verstuurt kunt ook minder mailtjes op een dag verwachten, waardoor u op een dag veel productiever kunt werken en tijd hebt om waarde toe te voegen aan uw bedrijf/organisatie. Er zijn ook meetingvormen zoals Daily Standups (noemt men tegenwoordig in de spreektaal gewoon 'Deelies') waar u elkaar 15 min in de ochtend face to face (of toch via Skype) spreekt waardoor u elkaar wederom niet hoeft te mailen.

Wanneer gebruiken: Wanneer het mogelijk is en/of zaken snel afgetikt moeten worden.

SecuDoc

Werkt u vaak met bestanden die u naar relaties of externen stuurt of deelt? Met een platform als SecuDoc kunt u bestanden sturen die te groot of te gevoelig (bijv. door aanwezigheid van persoonsgegevens) zijn voor e-mail, én bijhouden of uw bestanden wel echt zijn gedownload door de ontvanger. SecuDoc wordt vooral gebruikt voor het zakelijk versturen van bestanden omdat het veilig is. Een bestand naar de verkeerde ontvanger verstuurd? Dat geeft niet, in tegenstelling tot e-mail kunt u de overdracht direct intrekken. 

Wanneer gebruiken: Bestanden naar externen sturen, grote bestanden versturen, bestanden versturen met persoonsgegevens/gevoelige informatie.

Conclusie

Dit zijn maar enkele voorbeelden voor alternatieven van e-mail. Staart u zich niet blind op het gebruik van e-mail; zoals u hierboven hebt gelezen werkt generatie Z nét iets anders en zijn er veel alternatieven die beter zijn voor u en voor uw organisatie. Sommige van deze platforms zijn gratis, voor andere alternatieven moet u betalen. Betekent dit dat we cold-turkey moeten stoppen met het versturen van e-mails? Nee, zeker niet! E-mail zal niet snel worden uitgefaseerd, maar het is niet erg als het wat meer op de achtergrond komt. Zo krijgen andere platforms/websites die beter bij uw behoeften passen de ruimte om voor u te werken, zodat u meer toegevoegde waarde aan uw klanten kan leveren.