4 tips om veilig met uw zakelijke bestanden om te gaan

Tegenwoordig zit de waarde van steeds meer bedrijven in de inhoud van hun bestanden en data. Deze gegevens zijn letterlijk steeds meer euro’s waard. Hoe vreemd is het, dat er toch vaak slordig mee wordt omgegaan. Dat de veiligheid hiervan ten grabbel wordt gegooid!

Veilig en bewust uw bestanden opslaan, versturen en beveiligen wordt daarom steeds belangrijker. Gelukkig valt dit kwartje steeds vaker, maar het gaat niet snel genoeg. Zeker nu het aantal phishing mails en ransomware-aanvallen toenemen en de wetgeving op dit gebied – AVG – steeds strenger wordt. Oké, we worden er dus bewuster van. Maar waar ga je dan precies op letten en waar te starten? Speciaal daarom 4 tips om veilig met uw zakelijke bestanden om te gaan.

#1 Weet welk veiligheidsniveau wanneer noodzakelijk is

Niet alleen de opslaglocatie van uw data is van belang, ook de aard van de data zelf. Een officieel document met privacygevoelige informatie vraagt een andere aanpak dan een algemene e-mail. Het is belangrijk om hier goed inzicht in te hebben. Dat vergt goede digitale vaardigheden en inzicht in uw ICT-huishouding, maar ook kennis van gratis tools of veelgebruikte apps. Dus wanneer stuurt u snel een berichtje met whatsapp en wanneer een vertrouwelijk document met SecuDoc?

#2 Geef prioriteit aan IT-security

Geef de IT-security de aandacht die het verdient, de hoogste prioriteit dus! Een voorbeeld: hoe loggen uw medewerkers in? Gewoon met een wachtwoord of via een twee-staps-verificatie. Wat in uw situatie nodig is, hangt af van de gevoeligheid van de informatie waar de medewerker meer werkt, maar zoek het wel uit. Informeer daarom bij uw IT-partner hoe u momenteel scoort en welke verbetermogelijkheden er zijn, inclusief priorisering.

#3 Check waar uw data staan

Weet u waar uw belangrijke documenten staan, is dat Dropbox of juist OneDrive. En die foto’s die u met uw smartphone heeft gemaakt, waar staan die eigenlijk opgeslagen en hoe staat het met de veiligheid daarvan. En met de servers waar u uw data opslaat op kantoor, in welk land staan ze? Hopelijk niet in Amerika. Weten en checken is in deze een prima start.

#4 Is uw internetverbinding wel veilig

En dan bedoelen we niet alleen bij u op kantoor, maar juist als u naar buiten gaat. De risico’s zijn dan namelijk veel groter. Of het nu gaat om het checken van de e-mail via de wifi van een tankstation of wegrestaurant of het herkennen van verdachte e-mails of telefoontjes: alertheid en weten hoe te handelen zijn sleutelwoorden. En dat geldt niet alleen voor u, maar ook voor uw medewerkers. En niet alleen op kantoor of tussen 9 en 5 op werkdagen, maar voortdurend, overal en altijd. Dus ook thuis, op vakantie en tijdens het sporten!

In de praktijk

Dit zijn vier mooie voorbeelden van hoe u de veiligheid van het beheren, opslaan en verzenden van uw belangrijke zakelijke bestanden vergroot. De belangrijkste regel is: zorg dat IT-security en het veilig verzenden van bestanden onderdeel wordt van de dagelijkse gang van zaken in uw bedrijf. We laten de auto of voordeur ook niet zomaar openstaan als we weggaan. Die sluiten we netjes af omdat het veiliger is. Zo geldt het ook voor IT-security en veilig bestanden verzenden. Al is daar lang nog niet iedereen aan toe. Werk aan de winkel dus!